POLITYKA OCHRONY DANYCH

Nasza firma Hurt-Detal Artykuły Spożywczo-Przemysłowe Karol Białecki ma obowiązek i przywilej chronić udostępnione i przekazane nam dane osobowe. Dane przechowywane są w bezpiecznej Bazie Danych Hurt-Detal Artykuły Spożywczo-Przemysłowe Karol Białecki. Dokładamy wszelkich starań, aby powierzone nam dane osobowe były w najwyższym stopniu chronione przed ujawnieniem, zniszczeniem, utratą lub dostępem osób trzecich i niewłaściwym ich wykorzystaniem.

Baza Danych Hurt-Detal Artykuły Spożywczo-Przemysłowe Karol Białecki jest bezpieczna. Wdrożyliśmy szereg rozwiązań, aby zapewnić bezpieczeństwo przechowywanym przez nas danym osobowym: szyfrujemy dane, używamy zapór systemowych (firewall), na bieżąco monitorujemy systemy informatyczne i stosujemy się do procedur bezpieczeństwa. Dokładamy wszelkich starań, aby Państwa dane osobowe były w naszych systemach odpowiednio zabezpieczone.

Niniejsza Polityka Ochrony Danych opisuje:

  • dlaczego i po co przetwarzamy przekazane nam dane osobowe
  • w jakim celu i ewentualnie komu je udostępniamy

W niniejszej Polityce Ochrony Danych wskazujemy również jakie przysługują Państwu prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Hurt-Detal Artykuły Spożywczo-Przemysłowe Karol Białecki.

Informujemy, że 25 maja 2018 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (tzw. RODO) – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

W związku z powyższym przekazujemy Państwu do informacji podstawowy zakres naszej Polityki Ochrony Danych:

 

 

A. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Danych jest Hurt-Detal Artykuły Spożywczo-Przemysłowe Karol Białecki, ul. Szkolna 13, 62-541 Budzisław Kościelny, NIP: 665-101-21-83. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych Administratora Danych reprezentuje Pełnomocnik ds. RODO (e-mail: rodo@twojmarket.pl / telefon: +48 517 084 070).

 

 

B. SPOSÓB GROMADZENIA DANYCH I ICH PRZETWARZANIA

Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie przesłanki usprawiedliwionego prawnie celu Administratora. Administrator w swojej Bazie Danych posiada następujące Zbiory Danych:

PRACOWNICY

Państwa dane osobowe są zbierane i przetwarzanie w zbiorze „PRACOWNICY” dla celów prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w zakresie i na podstawie obowiązku wynikającego z przepisów Kodeksu Pracy. Te i inne dane mogą być również przetwarzane dla celów prowadzenia spraw płacowych, księgowych, podatkowych i ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego, w zakresie i na podstawie obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących ustaw.

Oprócz danych, których podanie jest obowiązkowe i wynika z Kodeksu Pracy, w zbiorze „PRACOWNICY” zbierane i przetwarzane mogą być również inne dane, których zbieranie i przetwarzanie oparte jest o Państwa dobrowolnie wyrażoną zgodę np. nr rachunku bankowego.

Dane ze zbioru „PRACOWNICY” są udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, a także podmiotom, które w imieniu Administratora prowadzą sprawy prawne, płacowe, księgowe, podatkowe i ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego, w zakresie i na podstawie obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących ustaw. Mogą również być udostępniane (w zakresie: imię, nazwisko, nr PESEL, nr dokumentu tożsamości, stanowisko, zdjęcie) Klientom i Kontrahentom Administratora dla celów wystawienia przepustki / zezwolenia wejścia na obiekt / teren zakładu.

Podanie danych w zakresie określonym w Kodeksie Pracy (art. 221) jest obowiązkowe. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów Kodeksu Pracy

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

  • CEL: prowadzenie dokumentacji pracowniczej, spraw płacowych, księgowych, podatkowych i ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego w zakresie i na podstawie obowiązku wynikającego z przepisów Kodeksu Pracy.
  • PODSTAWA: przepisy Kodeksu Pracy (art. 221)

KANDYDACI DO PRACY

Państwa dane osobowe są zbierane i przetwarzane w zbiorze „KANDYDACI DO PRACY” dla celów prowadzenia postępowania rekrutacyjnego, w oparciu o wyrażoną przez Państwa zgodę. Państwa dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji, a po tym czasie przez kolejne 6 miesięcy dla celów ponownej rekrutacji.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

  • CEL: prowadzenia postępowania rekrutacyjnego
  • PODSTAWA: wyrażona przez Państwa zgoda

WSPÓŁPRACOWNICY

Państwa dane osobowe, które pozyskaliśmy w ramach dotychczasowej współpracy są zbierane i przetwarzane w zbiorze „WSPÓŁPRACOWNICY” dla celu realizacji i rozliczenia dotychczasowych oraz obecnie zawartych umów między Państwem a Administratorem. Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane dla celów prowadzenia spraw płacowych, księgowych, podatkowych i ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego, w zakresie i na podstawie obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących ustaw.

Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec Administratora.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

  • CEL: realizacja realizacji umowy zawartej między Państwem a Administratorem
  • PODSTAWA: umowa cywilnoprawna

KLIENCI I KONTRAHENCI

Państwa dane osobowe są zbierane i przetwarzane w zbiorze danych „KLIENCI I KONTRAHENCI” dla celu ułatwienia nawiązywania kontaktów służbowych, realizacji umowy oraz budowania i umacniania relacji biznesowych.

Dane kontaktowe pozyskaliśmy bezpośrednio od osoby, której te dane dotyczą (np. poprzez wizytówki, w efekcie dotychczasowej współpracy, formularze elektroniczne lub w czasie targów/konferencji) lub za pośrednictwem innych osób (np. od pracodawcy, innego pracownika lub innego podmiotu, z którym ta osoba stale współpracuje).

W przypadku udostępnienia Państwa danych osobowych przez osoby trzecie, Administrator zbiera zwykle tylko podstawowe dane kontaktowe związane z działalnością zawodową, obejmujące; imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub funkcję, firmę oraz ewentualnie inne dane wynikające z umowy lub zamówienia w związku, z którymi następuje udostępnienie danych osobowych osoby kontaktowej.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

  • CEL: realizacja umowy lub zamówienia,
  • PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt b. RODO

W przypadku zawarcia umowy lub zamówienia pomiędzy Podmiotem lub osobą fizyczną udostępniającą swoje dane osobowe a Administratorem, dane będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

  • CEL: kontakty biznesowe,
  • PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt f. RODO

Przedstawiciele Administratora mogą kontaktować się z Państwem w celu przedstawienia oferty Administratora, zaproszenia na spotkanie lub event organizowany przez Administratora lub w ramach innych działań marketingowych. Mogą Państwo otrzymywać sporadycznie informacje dotyczącą produktów, usług lub działalności Administratora.

W przypadku, gdy dane osobowe dotyczą przedstawicieli dostawców lub usługodawców, przedstawiciele Administratora mogą także skontaktować się z Państwem w celu uzyskania oferty, informacji lub dokumentów handlowych. Przetwarzanie danych osobowych będzie w takim wypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

  • CEL: odpowiedź na zapytanie,
  • PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt a. RODO

W przypadku przekazania zapytania w dowolnej formie, np. e-mail, telefon, portal społecznościowy, wyrażają Państwo zgodę na kontakt związany z realizacją Państwa prośby lub zapytania.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

  • CEL: realizacja obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji,
  • PODSTAWA: art.6 ust.1 pkt c. RODO

W przypadku wykonywania umowy lub zamówienia bądź innego świadczenia na Państwa rzecz będziemy także przetwarzać dane osobowe zawarte na fakturach, w księgach rachunkowych lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy w celu sporządzenia i przechowywania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to sytuacji, gdy jesteście Państwo stroną umowy lub zamówienia, jak i sytuacji gdy stroną umowy lub zamówienia jest Państwa pracodawca lub podmiot, z którym Państwo współpracujecie lub gdy zostało wykonane na Państwa rzecz jakiekolwiek świadczenie.

UCZESTNICY KONKURSÓW i PROGRAMÓW LOJALNOŚCIOWYCH

Państwa dane osobowe zbierane są i przetwarzane w zbiorze danych „UCZESTNICY KONKURSÓW i PROGRAMÓW LOJALNOŚCIOWYCH” w celu organizacji i przeprowadzenia konkursu, realizacji programów lojalnościowych jak i w celach podatkowych (dotyczy zwycięzców) – jeżeli występują obowiązki podatkowe, a także w celach marketingowych.

Organizator jako Administratorem Danych będzie zbierał od uczestników konkursów i programów lojalnościowych następujące dane osobowe; imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.

Organizator będzie zbierał ponadto od zwycięzcy konkursu następujące dane osobowe; adres do korespondencji (wysyłki nagrody), prawidłowy identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL), data urodzenia, nazwa i adres właściwego urzędu skarbowego, numer konta (do przekazania nagrody pieniężnej).

Uczestnik konkursu zezwala na wykorzystanie jego imienia i nazwiska w celu informowania (także w mediach) o wynikach konkursu.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być wyrażona w formie pisemnej, elektronicznej (checkbox, mail, rejestracja) lub poprzez złożenie kuponu konkursowego w urnie konkursowej potwierdzające zapoznanie się z klauzulą informacyjną RODO umiejscowioną przy urnie do której składane są kupony konkursowe.

Dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia procedury konkursowej i programu lojalnościowego, a po tym czasie przez okres wskazany w regulaminie konkursowym jako możliwy do wnoszenia reklamacji do procedury konkursowej. Dane osobowe zwycięzców konkursów będą przechowywane przez okres wynikający z ewentualnych rozliczeń podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych:

  • CEL: prowadzenia postępowania konkursowego i akcje promocyjno – marketingowe
  • PODSTAWA: art. 6 ust. 1 pkt a. RODO – wyrażona zgoda przez uczestnika konkursu

 

 

C. UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć wyłącznie:

  • podmioty powiązane zarówno osobowo jak i kapitałowo z Administratorem
  • podmioty upoważnione do przetwarzania danych zgodnie z zawartą umową powierzenia przetwarzania danych osobowych
  • podmioty upoważnione do żądania tych danych na podstawie powszechnie obowiązujących ustaw.

 

 

D. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Państwa dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, a po tym czasie przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec Administratora.

 

 

E. PRAWA WYNIKAJĄCE Z OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Administrator w pełni respektuje Państwa prawa. Dlatego informujemy, iż w każdej chwili mają Państwo możliwość bezpośredniego kontaktu z nami i realizacji następujących praw:

  • prawa dostępu do danych,
  • sprostowania,
  • usunięcia,
  • zgłoszenia sprzeciwu,
  • przenoszenia danych do innego administratora lub ograniczenia prawa do ich przetwarzania
  • wycofania zgody, z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed wycofaniem.

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest dobrowolne. Przysługuje Państwu prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec sposobu przetwarzania danych osobowych opisanych w części B.

Podanie danych osobowych przez Państwa w przypadku, gdy konieczne jest przetwarzanie danych do wykonania umowy, której Państwo są stroną lub do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy jest dobrowolne, jednakże skutkiem ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia umowy lub podjęcia powyższych działań na Państwa rzecz.

W przypadku uznania przez Państwa, że przetwarzając dane osobowe naruszamy przepisy RODO, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

We wszystkich sprawach dotyczących powyższej Polityki Ochrony Danych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych możecie Państwo kontaktować się bezpośrednio z Administratorem w następujący sposób:

  • na adres pocztowy Administratora
  • na adres e-mail: rodo@twojmarket.pl
  • telefonicznie pod numerem: +48 517 084 070

lub z Pełnomocnikiem ds. RODO w następujący sposób:

  • na adres pocztowy Administratora
  • na adres e-mail: rodo@twojmarket.pl
  • telefonicznie pod numerem: +48 517 084 070

Podstawa prawna:

Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1000).

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE. L nr 119, str. 1)